LE CLUB QUAD NATURE INC.
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
(RÉVISÉ AVRIL 2008)
Règlement # 1 : Nom et marque de commerce
Le nom de la corporation est « Le Club Quad Nature inc. ».
Règlement # 2 : Buts
Le but du Club d’adepte de quad est le divertissement, soit par des randonnées sur des sentiers autorisés, soit par la participation à toutes autres activités organisées par le Club donc :
a. Promouvoir le sport du Quad;
b. Organiser et animer un Club pour les membres;
c. Maintenir les règlements;
d. Maintenir des règles respectueuses envers les membres;
e. Assurer la sécurité, le respect de la propriété et de l’environnement.
Règlement # 3 : Siège social
Le siège social du Club est situé dans une des villes du territoire desservi par le Club à telle adresse civique que peut déterminer de temps à autre le conseil d’administration.
Règlement # 4 : Sceau et couleurs
Le sceau de la corporation est sur fond blanc, lettrage doré, Quad noir et relief vert. Seulement les couleurs peuvent changer sur approbation du conseil.
Règlement # 5 : Juridiction
Le Club a juridiction sur l’organisation et l’utilisation de ses sentiers et de ses activités.
Règlement # 6 : Territoire et région
Le territoire de la corporation s’étend de la station forestière Duchesnay incluse jusqu’à l’ouest de Sainte-Catherine de la Jacques-Cartier, jusqu’à l’est de Saint-Alban; au sud, jusqu’au fleuve Saint-Laurent de la partie Neuville jusqu’à Portneuf et au nord, par la Réserve-de-Portneuf inclusivement. Ainsi que le secteur Tourilli et une partie de la Réserve faunique des Laurentides.
Plus spécifiquement, le territoire du Club comprend les municipalités et territoires suivants :
Règlement # 7 : Définition du membre
Toute personne ayant payé sa cotisation au Club (carte de membre). Une carte de membre équivaut à un vote. Si le membre est une compagnie ou une société, le représentant désigné aura autant de votes que le nombre de cartes de membre détenues par celle-ci.
Règlement # 8 : Assemblée générale annuelle ou spéciale
L’assemblée générale annuelle des membres devra se tenir au plus tard le 31 mai de chaque année. Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le Conseil d’administration sur adoption d’une résolution à cet effet, et ce, afin de résoudre une situation exceptionnelle ou imprévisible et qui nécessite l’approbation des membres.
Cette assemblée devra être convoquée par écrit aux membres en règle au moins dix (10) jours à l’avance et le quorum de cette assemblée devra être respecté. Le quorum est atteint avec un minimum de 20 % de la totalité des membres en règle présents à cette assemblée. L’omission accidentelle d’expédier l’avis de convocation à un membre n’a pas pour effet d’annuler les résolutions prises à cette assemblée.
Règlement # 9 : Pouvoirs du Comité exécutif, du Conseil d’administration et du comité de surveillance des finances
9.1. Le Comité exécutif est composé de la présidence, de la vice-présidence, de la trésorerie et du secrétariat. Le Conseil d’administration est composé du Comité exécutif et d’un maximum de 16 directeurs élus. Le Conseil d’administration élu en assemblée générale annuelle ou spéciale a plein pouvoir d’administration et de gestion. Cependant, le Comité exécutif peut se réunir pour débattre d’une question urgente ou prendre des décisions dans les meilleurs intérêts du Club sans convoquer le Conseil d’administration. Les décisions prises par le Comité exécutif doivent être entérinées par le Conseil d’administration lors de sa prochaine réunion mensuelle.
9.2. Lors de l’assemblée régulière, spéciale ou générale, aucune proposition de dissolution, de division ou d’association ne pourra être apportée par une personne présente (membre ou non) ou par procuration légale.
9.3. Un ou des membres du conseil d’administration peuvent, pour le bien du Club, sur motion de proposition, seconder et accepter par tous les membres du Conseil d’administration endossé les frais bancaires pour le Club. Le Club, par une motion de proposition, secondé et accepté par la majorité des membres du Conseil d’administration donnera des garanties au(x) endosseur (s) de la dette.
9.4. Le Conseil d’administration est composé d’un maximum de 20 personnes. Le Conseil d’administration se réserve toutefois le droit d’augmenter ce nombre pour répondre aux besoins du Club. Ces nouvelles personnes seront désignées comme « responsables », pourront assister aux réunions, mais n’auront pas droit de vote.
9.5. Le quorum est atteint, soit avec 50 % plus un (1) du nombre de membres élus du Conseil d’administration dont un membre du Conseil exécutif ou un minimum de 7 membres élus du Conseil d’administration dont un membre du Conseil exécutif.
9.6. Le Conseil d’administration voit à l’exécution des décisions prises par l’assemblée générale annuelle ou spéciale et peut modifier, au cours de l’année, un règlement ou un code d’éthique si des événements ou des circonstances l’obligent ou le justifient.
9.7. Le Conseil d’administration exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les règlements et tous cas que la loi permet d’accomplir dans l’intérêt du Club.
9.8. Le Conseil d’administration discute et établit des orientations et des politiques. Il administre les biens du Club.
9.9. Le Conseil d’administration prend connaissance des rapports des responsables.
9.10. Le Conseil d’administration choisit et détermine, à la première réunion régulière qui suit l’assemblée générale annuelle ou spéciale, les officiers signataires des effets bancaires soit : la présidence, la trésorerie et un membre du Conseil d’administration. Deux (2) signataires sont suffisants, mais celle du trésorier est obligatoire. Le membre du Conseil d’administration peut signer les effets bancaires seulement lors de l’absence de la présidence.
9.11. Le Conseil d’administration se réunit un minimum de huit (8) fois par année. Le président convoque l’assemblée générale annuelle ou spéciale par un avis de convocation au moins dix (10) jours à l’avance.
9.12. Le Conseil d’administration se réserve le privilège de refuser une adhésion.
9.13. Le Conseil d’administration distribue aux directeurs élus des tâches et responsabilités définies lors de sa première réunion suite aux élections.
9.14. Le comité de surveillance des finances sera formé de deux membres en règle annuels, élus à l’assemblée générale ou spéciale, et aura pour tâche de vérifier les livres comptables au minimum deux fois par année ou sur demande du Conseil d’administration.
9.15. Le Conseil d’administration peut destituer un membre du Conseil d’administration qui n’accomplit pas ses tâches de façon loyale envers le Club, et ce, par l’adoption au ⅔ du nombre de membres du Conseil d’administration élus d’une résolution de destitution.
9.16. Le président doit consulter et obtenir l’appui au préalable de la majorité des membres du Conseil d’administration pour procéder à un engagement contractuel ou à une dépense, et ce, entre la tenue des assemblées régulières.
Règlement # 10 : Pouvoirs des membres
Les membres en règle ont le pouvoir d’approuver les rapports de tous les officiers, orientations, règlements exclusivement à l’assemblée générale annuelle ou spéciale. Ils doivent procéder à l’élection des officiers mis en nomination.
Règlement # 11 : Élection des membres du Comité exécutif et du Conseil d’administration
11.1. Pour être élu membre du Comité exécutif et du Conseil d’administration, le candidat devra être membre en règle annuel et maintenir ce statut pour la durée de son mandat ainsi qu’être présent à l’assemblée générale annuelle ou spéciale. Si le statut de membre en règle n’est pas maintenu, le Conseil d’administration, pourra sur adoption majoritaire d’une proposition, procéder à la destitution du titulaire du poste.
11.2. Les postes vacants du Comité exécutif et du Conseil d’administration seront élus un à la fois par une motion de proposition dûment secondée par les membres en règle présents à l’assemblée générale annuelle ou spéciale. Si plus d’une candidature est présentée pour un même poste du Comité exécutif, il y aura un vote parmi les membres en règle présents à l’assemblée générale annuelle ou spéciale pour déterminer la personne choisie.
Pour les postes de Directeurs, s’il y a plus de candidatures que de postes de disponibles, il y aura un vote parmi les membres en règle présents à l’assemblée générale annuelle ou spéciale pour déterminer le ou les candidats qui ne seront pas choisis.
11.3. Le processus électoral est le suivant :
· Lors de son arrivée à l’assemblée générale ou spéciale, le membre en règle s’inscrit à la réception et un coupon d’inscription lui est remis par la personne préposée à l’inscription.
· Dans la section gauche du coupon d’inscription, le membre en règle y indique son nom en lettre moulée et y appose sa signature devant la personne préposée à l’inscription. Il conserve ce coupon pendant toute la durée de la période de votation.
· Avant la votation, il y aura la désignation de deux personnes qui agiront à titre de scrutateurs.
· Lors de la période de votation, le membre en règle recevra un bulletin de vote après avoir signé à nouveau devant la personne proposée au vote, et ce, dans la partie droite du coupon d’inscription.
· Avec le bulletin en main, le membre en règle se rend derrière l’isoloir pour effectuer son vote. Par la suite, le membre en règle dépose son bulletin de vote dans l’urne électorale.
· À la fin du vote, le dépouillement du vote est effectué par les deux scrutateurs.
· Pour être valide, le bulletin de vote ne devra pas être altéré et contenir uniquement le ou les noms des candidats. Seul le bulletin de vote fourni par la personne proposée au vote est valide.
· Lorsque tous les bulletins de vote sont comptés, les scrutateurs dévoilent le nombre de bulletins rejetés ou annulés ainsi que le résultat du vote.
· Pour les postes en élection au Comité exécutif, les scrutateurs identifient le nom de la personne élue. Pour les postes de Directeurs, les scrutateurs identifient les noms des personnes non retenues.
· Tous les bulletins de vote sont détruits à la fin de l’assemblée générale ou spéciale.
Règlement # 12 : Durée du mandat
Les officiers occupent leur poste à compter du jour de leur nomination. La durée du mandat est de deux (2) ans pour la présidence, la vice-présidence, le secrétariat et la trésorerie. Les postes de directeurs viendront en élection chaque année.
Lors d’une année impaire, la vice-présidence et la trésorerie seront en élection. Lors d’une année paire, la présidence et le secrétariat seront en élection. Les postes du comité de surveillance des finances sont d’une durée d’un an et ceux-ci viendront en élection à chaque assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée générale spéciale, et ce, lorsque déterminée par le Conseil d’administration.
Si une élection est requise lors d’une assemblée générale spéciale, la durée des différents mandats pourra être modifiée sur l’acceptation par les membres d’une résolution présentée par le Conseil d’administration lors de la tenue de cette assemblée.
Règlement # 13 : Description des tâches
Président
13.1. Il préside toutes les assemblées du Conseil d’administration.
13.2. Il décide de tous les points d’ordre et se charge de faire observer le protocole et code de procédure des assemblées délibérantes.
13.3. Il voit à l’application de tous les règlements du Club.
13.4. Il veille à ce que les autres officiers ou responsables de projets ou de comités remplissent leurs devoirs respectifs.
13.5. Il signe tous les documents administratifs, les procès — verbaux, les chèques et tout ce qui est susceptible de lier le Club.
13.6. Il fait partie de tous les comités et il assiste à toutes leurs réunions, s’il le désire. Il doit donc être avisé.
13.7. Il peut faire des propositions, des suggestions et donner son avis sur tout sujet ou sur toute délibération.
13.8. Il a le vote prépondérant en cas d’égalité.
13.9. Il peut s’il le désire, ne pas voter, si son vote n’est pas nécessaire.
Vice-président
13.10. Il seconde le président dans ses fonctions et remplit toutes fonctions que pourrait lui confier le président
13.11. En l’absence du président à l’assemblée, il agit comme président et voit à la bonne marche de celle-ci.
Secrétaire
13.13. Il dresse les procès — verbaux de toutes les assemblées du Club, les signes conjointement avec le président et les conserves dans le livre de la compagnie.
13.14. Il conserve les noms et adresses de tous les membres du Conseil d’administration en inscrivant tous les renseignements (ainsi que les démissions, nominations, etc.), de même que tous les noms et adresses des membres.
13.15. De concert avec le président, il garde tous documents et archives du Club.
13.16. De concert avec le président, il rédige, reçoit et conserve toute la correspondance.
13.17. Il met tous les documents sous sa responsabilité et celle du président à la disposition des membres du Club.
13.18. Il peut se faire attribuer toute autre tâche.
Trésorier
13.19. Il voit à la tenue des livres de comptabilité.
13.20. Il est responsable de la petite caisse et des comptes bancaires.
13.21. Il doit signer, conjointement avec le président ou la 3e personne désigne par le CA (en l’absence du président) tous les chèques tirés sur les comptes du Club pour payer les dépenses.
13.22. Il doit s’assurer que les dépôts, paiements et retraits soient faits au meilleur avantage du Club
13.23. À la fin de l’exercice financier, il transmet au vérificateur (s’il y a lieu) tous les livres et toutes les pièces justificatives et rédige un rapport pour l’assemblée générale annuelle ou spéciale.
13.24. En l’absence du trésorier pour une période prolongée, le président accède à la relève temporaire.
13.25. Il est chargé du bon fonctionnement et de la perception des fonds générés par les cotisations des membres ou tout autre revenu.
13.26. Il utilise les méthodes, façons de faires, logiciels et autres outils en usage au Club, et ce, afin d’assurer la tenue des livres.
13.27. Il présente au Conseil d’administration un rapport mensuel sur les états financiers du Club et le commente.
13.28. Lors des assemblées régulières, annuelles ou spéciales, il propose l’adoption des états financiers.
Directeurs
13.29. Il est responsable de son secteur.
13.30. Il est responsable du développement des sentiers et voit à ce que les travaux soient faits en conformité avec les règlements municipaux et les différents ministères.
13.31. Il est responsable de l’entretien des sentiers.
13.32. Il peut effectuer toute autre tâche à la demande du conseil d’administration.
Chef patrouilleur
13.33. Il est responsable des patrouilleurs de tout le territoire.
13.34. Il voit au recrutement des patrouilleurs.
13.35. Il s’assure de la bonne marche de son équipe.
13.36. Il travaille en collaboration avec les membres du Conseil d’administration.
13.37. Il voit à ce que la circulation soit toujours sécuritaire dans les sentiers en collaboration avec le responsable de l’entretien des sentiers.
Responsable de la publicité
13.38. Il est responsable des activités publicitaires qui lui seront confiées par le conseil d’administration.
13.39. Il représente le Club et en fait la promotion.
13.40. Toute démarche publicitaire qu’il effectuera devra au préalable être approuvée par le Conseil d’administration.
Responsable des activités
13.41. Il dresse le calendrier annuel des activités et le fait approuver par le Conseil d’administration
13.42. Il doit faire approuver un budget pour chaque activité par le Conseil d’administration
13.43. Il s’assure de l’organisation adéquate et du bon déroulement des activités.
13.44. Il n’agit pas nécessairement comme organisateur des activités.
13.45. Après la réalisation de l’activité, celui-ci dépose le bilan financier à la prochaine assemblée régulière du Conseil d’administration.
Responsable de la signalisation
13.46. Il doit s’assurer d’avoir le matériel nécessaire.
13.47. Il voit à la pose de nouvelle signalisation et au remplacement de la signalisation détruite ou perdue.
Règlement # 14 : Exercice financier
14.1 L’exercice financier du Club débute le 1er avril et se termine le 31 mars de chaque année. Les états financiers doivent être adoptés à la réunion mensuelle et entérinés en assemblée générale annuelle ou spéciale.
Règlement # 15 : Démission ou destitution
15.1 Tout membre du Conseil d’administration qui remet sa démission doit le faire par écrit. Les postes de président, vice-président, secrétaire et trésorier doivent être comblés dans les (30) trente jours suivant la démission. Le président a le pouvoir de remplacer le membre par intérim jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle ou spéciale, le tout sujet à l’approbation du Conseil d’administration. La durée du mandat s’ajuste automatiquement. Les postes de directeurs sont comblés par des responsables.
15.2 Tout officier qui manque trois (3) réunions consécutives, sans raison valable, sera destitué de ses fonctions par une décision majoritaire du Conseil d’administration.
15.3 Il devra remettre tout document et toute propriété du Club dans les cinq (5) jours suivant une démission ou une destitution.
15.4 Un officier responsable doit assister aux assemblées. S’il devait être absent, il doit en aviser le secrétaire et transmettre son rapport en le remettant à un autre membre du Conseil d’administration.
15.5 Un officier qui est destitué sera déclaré inéligible à occuper une autre fonction au sein du Conseil d’administration pour une période de cinq (5) ans, et ce, à compter de la date effective de la date de destitution.
Règlement # 16 : Suspension et expulsion
16.1 Le Conseil d’administration peut, par décision majoritaire, suspendre ou expulser tout membre du Club qui enfreint les règlements ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la corporation.
Règlement # 17 : Dissolution, association ou fusion
17.1 Aucun membre du Conseil d’administration ne pourra entamer des discussions visant l’association ou la fusion avec une autre corporation légalement constituée sauf s’il y a une résolution adoptée de façon unanime par le Conseil d’administration.
17.2 Advenant la présentation d’une résolution prévoyant la dissolution, l’association ou la fusion du Club avec une autre corporation légalement constituée, le Conseil d’administration doit convoquer une assemblée générale annuelle ou spéciale des membres en règle.
17.3 Toute résolution visant la dissolution, l’association ou la fusion du Club doit être soumise au vote secret des membres en règle.
17.4 Pour être reconnue valide, la résolution prévoyant la dissolution, l’association ou la fusion du Club doit avoir été acceptée par au moins les ⅔ des membres (66,7 %) en règle présents à l’assemblée générale annuelle ou spéciale.
Règlement # 18 : Coût de la carte d’adhésion
18.1 Le certificat d’immatriculation et la vignette de circulation sont obligatoires dans les sentiers.
18.2 Le coût de la carte de membre annuelle ou saisonnière est déterminé par l’assemblée générale de la Fédération Québécoise des Clubs Quads.
18.3 Le coût des laissez-passer journalier ou hebdomadaire est déterminé par l’assemblée générale de la Fédération Québécoise des Clubs Quads.
Règlement # 19 : Obligations du membre
19.1 Pour un transfert de véhicule, le membre doit retourner la vignette avec le reçu (papier rose) de l’ancien véhicule et fournir les coordonnées du nouveau véhicule et cela sans frais. À défaut de retourner l’ancienne vignette, le coût total d’une carte de membre sera défrayé.
19.2 Il est obligatoire, pour le membre, d’afficher une plaque d’immatriculation en règle, visiblement à l’arrière du Quad.
19.3 Le port de casque de sécurité est obligatoire.
19.4 La vignette de circulation doit être apposée visiblement sur le côté avant gauche du Quad.
19.5 Le membre refuse toute poursuite contre le Club et contre tout autre organisme et/ou personne.
19.6 Il est obligatoire pour le membre de s’assurer pour les dommages causés à autrui.
19.7 Il est strictement défendu de circuler dans les sentiers avec un Quad de compétition ou tout genre de véhicule modifié et/ou non conforme aux normes du manufacturier ou à la Loi sur les véhicules hors route.
19.8 La circulation est interdite lorsque les sentiers sont impraticables, dégelés ou fermés (en particulier pour la Réserve faunique des Laurentides, Réserve-de-Portneuf, la Zec de la rivière Blanche et la Zec Batiscan-Neilson).
19.9 Toute personne reconnue coupable d’une infraction ou d’un non-respect des règlements se verra passible d’expulsion.
19.10 S’il y a lieu, une carriole sera acceptée dans les sentiers si elle répond aux lois en vigueur.
19.11 Le membre doit respecter toutes les règles établies par la Fédération Québécoise des Clubs Quads.
Code d’éthique
1. La vignette de circulation est obligatoire dans les sentiers.
2. La vignette de circulation est obligatoire et doit être apposée visiblement sur le côté avant gauche du véhicule. La vignette demeure en tout temps la propriété du Club.
3. Tout conducteur de Quad devra être détenteur d’un permis de conduire valide.
4. Le port du casque de sécurité est obligatoire.
5. Le membre respectera en tout temps les autres membres et les droits de passage en circulant à l’intérieur des sentiers du Club et respectera aussi la signalisation.
6. Tout véhicule circulant dans les sentiers devra être en bon état, dûment immatriculé et conforme aux normes du manufacturier.
7. Le membre respectera tous les règlements du Club ainsi que ceux de la fédération.
8. Tout membre reconnu coupable d’une infraction ou d’un non-respect des règlements sera passible d’expulsion.
9. Le Club se réserve le droit d’ouvrir ou de fermer des sentiers, sans préavis, pour cause majeure (dégel, danger ou droit de passage hivernal).
10. Le membre doit, lors d’une vente ou du transfert de son véhicule, décoller la vignette de circulation et la retourner au Club pour son remplacement.